Tableau de bord

✨ Quoi de neuf dans GestDoc

Les dernières améliorations de votre espace documentaire. Mise à jour · septembre 2026

💶 Finance & comptabilité — nouveau

📅 Vos échéances, comme un agenda

🤖 L'assistant IA, plus puissant

💼 Piloter & anticiper

📱 GestDoc sur votre téléphone

Synchronisation (admin)

Les documents récemment indexés qui n'ont pas encore été validés. Pour chacun : classez-le, laissez l'IA détecter l'émetteur et les choses à faire, puis marquez-le traité. Les catégories récurrentes (bulletins de paie, relevés de notes…) se valident en lot, et peuvent l'être automatiquement à l'arrivée — un document qui porte une échéance ou une somme à payer reste toujours dans la file.

Documents au contenu identique (mêmes octets), documents portant le même nom mais un contenu différent (versions probables), et doublons probables (même date, montant et catégorie, ou même nom et taille : un scan refait, une photo et son PDF…). Le document le plus complet est proposé « à garder ». Mettez en corbeille les copies inutiles — ouvrez pour vérifier avant.

📷 Scan mobile / photo

Photographiez un document (reçu, pièce sur site…) : il est envoyé au moteur, lu (OCR + IA) et indexé. Stocké côté serveur (à utiliser pour les captures à la volée).

Importer des documents

Les fichiers sont écrits dans votre dossier local (sous-dossier choisi) puis indexés (OCR + catégorie + date automatiques). Rien n'est stocké sur le serveur, seulement l'index.

📦 Importer une archive ZIP (export Digiposte, sauvegarde…)

Déposez un fichier .zip : GestDoc l'extrait dans votre dossier local en préservant l'arborescence (les sous-dossiers du zip sont recréés). Rien n'est envoyé au serveur ; ensuite lancez « Indexer les manquants ».

Recherche

Nouvelle adresse email

Gmail/Outlook : créez un « mot de passe d'application » (validation en 2 étapes requise) — pas votre mot de passe habituel. Identifiants stockés sur votre instance.

Adresses enregistrées

Importer des pièces jointes

Le moteur lit la boîte selon vos critères et renvoie les pièces jointes à votre navigateur, qui les écrit dans le dossier choisi. Rien n'est stocké sur le serveur. Pensez à réindexer ensuite.

🤖 Import automatique — expéditeurs surveillés

Choisissez les expéditeurs dont les pièces jointes doivent arriver sans clic (EDF, Orange, mutuelle, syndic…). À chaque ouverture de GestDoc (ou sur « Récupérer maintenant »), les nouveaux messages sont récupérés, écrits dans Emails/<sous-dossier> de votre 1er dossier, indexés, classés — et la facture est créée si vous le demandez. Chaque message n'est importé qu'une fois.

Connexion Google Drive (compte de service)

Collez le JSON de votre compte de service Google, indiquez l'ID du dossier Drive, puis partagez ce dossier (dans Google Drive) avec l'email du compte de service affiché ci-dessous.

Récupérer depuis Drive

Le moteur télécharge les fichiers du dossier Drive (les Google Docs/Sheets sont exportés en PDF) et votre navigateur les écrit dans le dossier choisi. Pensez à réindexer.

Partages actifs rafraîchir

Pour partager : ouvrez un document puis « 🔗 Partager ». Il est copié temporairement sur le serveur (expiration auto), puis supprimé.

Importer depuis une URL (connecteur démo)

Inventaire & export

L'export complet contient chaque table (documents, factures, contrats, échéances, foyer, sociétés, journal…) en CSV, le texte indexé, vos scans et la configuration — sans aucun mot de passe. Portabilité RGPD : vous repartez avec tout.

Durées de conservation

Documents échus (à purger) vérifier

Journal d'activité rafraîchir

Qui a fait quoi, et quand : connexions, mots de passe, suppressions, partages, factures et contrats créés, rapprochements bancaires, fusions de catégories, imports e-mail, exports.

Fiches sociétés

Sociétés détectées (sans fiche)

Présentes dans vos documents (dossier ou rattachement) mais sans fiche créée.

Contrats Toutes sociétés

Ajouter une échéance manuelle

Documents avec une date d'expiration : pièces d'identité, assurances, permis, licences, contrats… Renouvelez ceux qui expirent bientôt.

Clients Toutes sociétés

Salariés Toutes sociétés

Fournisseurs & organismes Toutes sociétés

Ces documents sont classés « facture » mais n'ont pas encore de fiche. L'IA extrait société, n°, montants, dates — vous obtenez la fiche (et l'alimentation de Finances) en un clic.

Factures Toutes sociétésTous les sous-dossiers ⬇ CSV⬇ Excel

Vue d'ensemble à partir de vos factures saisies (module Factures) : revenus (ventes), dépenses (achats), solde, TVA, trésorerie attendue et contrôles de cohérence. Le sens (achat/vente) et les dates de facture font foi ; la TVA est prise sur le montant saisi, sinon TTC − HT, sinon taux × HT.

🔎 Contrôles de cohérence

Doublons, HT + TVA ≠ TTC, montants nuls, champs manquants, dates incohérentes, retards importants, ruptures de numérotation (ventes). Cliquez pour corriger la facture.

📆 Par mois

🧾 TVA collectée (ventes) − déductible (achats) = nette à décaisser

⏳ Trésorerie attendue — balance âgée des impayés

Impayés répartis par ancienneté (référence : échéance, sinon date de facture). « Non échu » = pas encore dû.

Par année

Par société

📨 Impayés clients à relancer

Factures de vente non réglées, de la plus ancienne à la plus récente. « Relancer » prépare un e-mail adapté au retard (courtois → ferme → mise en demeure) et garde l'historique.

Importez un relevé de votre banque (export CSV, ou le texte copié depuis le PDF / l'espace client). GestDoc fait correspondre chaque ligne à vos factures (montant, tiers, date) : vous validez d'un clic, la facture passe « payée » à la bonne date avec le mode de paiement. Les prélèvements sans facture connue sont signalés.

✅ Correspondances proposées

❓ Sans correspondance

Prélèvements ou virements sans facture enregistrée : créez la facture (payée) en un clic, ou ignorez l'opération (frais bancaires, virements internes…).

📒 Rapprochées & ignorées

📊 Complétude des dossiers actualiser

Score de conformité par dossier / société (pièces présentes et à jour). 🟢 ≥ 90% · 🟡 50-90% · 🔴 < 50%. Cliquez un nom pour ouvrir son dossier, ou « 📨 Relancer » pour préparer la demande des pièces manquantes.

Tableau de bord CSE / IRP rafraîchir

Vue de synthèse des documents de représentation du personnel (instances, accords, obligations).

Conformité & obligations

Plan de sauvegarde de l'emploi : GestDoc repère les pièces du dossier (note économique, projet de PSE, PV, expertise, accord, décision DREETS…), calcule le calendrier légal à partir de la première réunion du CSE, et signale les points de vigilance. L'analyse IA lit l'ensemble et argumente côté CSE / syndicat.

Renouvellement du comité : GestDoc repère les pièces (information du personnel, invitation des syndicats, protocole préélectoral, listes, procès-verbaux, transmission), calcule le calendrier légal à partir de l'expiration des mandats, donne les sièges et heures de délégation selon l'effectif, et signale les points de vigilance.

Documents IRP récents

Cabinet juridique rafraîchir

Synthèse des pièces juridiques par type (assignations, conclusions, jugements, prud'hommes…).

Documents récents

Office notarial rafraîchir

Synthèse des actes et dossiers (actes authentiques, compromis, successions, donations…).

Documents récents

👨‍👩‍👧 Qui compose le foyer ?

Indiquez les membres de la famille : pour chacun, GestDoc retrouve ses documents (dossier ou nom à son prénom) et dit quelles pièces manquent — identité, santé, scolarité, travail, retraite…

🏠 Ma famille — l'essentiel rafraîchir

Les pièces que chaque foyer doit pouvoir retrouver en dix secondes : présentes, manquantes, ou à renouveler (dates d'expiration détectées par l'IA).

🛡️ Garanties d'achat en cours

Factures d'achat et bons de garantie : la garantie légale de conformité court 2 ans après l'achat (ou la date indiquée sur le document).

Vos documents par catégorie

Documents récents

Pour chaque démarche, GestDoc sait quelles pièces sont attendues, cherche celles que vous avez déjà, signale ce qui manque ou est trop ancien, et assemble le dossier dans votre dossier (copie des fichiers + bordereau) en un clic.

Dossiers de documents

Vous pouvez connecter plusieurs dossiers (sur ce PC ou un serveur). Vos documents ne quittent pas votre poste.

⚠ Utilisez Chrome ou Edge (accès aux dossiers locaux requis).

Comptes utilisateurs

L'e-mail permet d'envoyer un mot de passe provisoire via « Mot de passe oublié ». Un compte sans e-mail ne peut pas être réinitialisé en autonomie.

\U0001F512 Mon mot de passe

Changez le mot de passe de votre compte connecte.

🔐 Double authentification (2FA)

Ajoutez un second facteur : un code à 6 chiffres généré par une application (Google Authenticator, Authy…). Fortement recommandé pour les comptes administrateur.

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Sauvegardes

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Chaque nuit, WTMF Conseil sauvegarde l'index de vos documents, la clé de sécurité et vos scans (copie cohérente, contrôle d'intégrité et test de restauration). Vos fichiers, eux, restent chez vous.

Droit d'utilisation

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La période d'abonnement est gérée par WTMF Conseil. À l'échéance, l'accès est suspendu jusqu'au renouvellement.

Paramètres IA

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Modèle Claude par tâche — affinez qualité / coût. « Suivre le défaut » = utilise le modèle par défaut.

Ex. : Opus pour l'Assistant IA (analyses fines), Sonnet par défaut, Haiku pour l'extraction (rapide & éco).

Clé propre à votre cabinet : elle alimente l'Assistant IA et l'analyse des documents. Stockée côté serveur, jamais réaffichée.

Analyse IA automatique en arrière-plan
Chaque document lisible jamais analysé reçoit son résumé, sa catégorie (s'il était en « autre ») et sa détection d'échéance, quelques documents à la fois, sans rien cliquer. Désactivez pour ne lancer l'IA que depuis les boutons de la page Documents.

Alertes e-mail (échéances)

Envoie un récapitulatif par e-mail : préavis de résiliation, contrats à échéance, factures impayées, échéances détectées — et pour une famille, pièces d'identité qui expirent par membre, rubriques à renouveler, garanties d'achat qui se terminent. Renseignez votre serveur d'envoi (SMTP).

Astuce Gmail : « mot de passe d'application » (2FA requis), serveur smtp.gmail.com, port 587.

Métier & modules visibles

Choisissez le(s) secteur(s) du cabinet (ajoute des catégories adaptées à la détection automatique) et masquez les modules inutiles dans le menu de gauche.

Secteur(s) métier — ajoute des catégories (avocat, notaire, copropriété…)

Modules affichés dans le menu

Après un changement de métier, cliquez « 🏷️ Recalculer catégories » (page Documents) pour reclasser les documents existants.

Catégories personnalisées

Ajoutez vos propres catégories : elles apparaîtront dans le menu « Catégorie » des fiches documents. Pour (re)classer un document, ouvrez sa fiche → Modifier → Catégorie.

Pièces requises (Dossier 360)

Liste des pièces vérifiées dans chaque dossier société (présentes/manquantes). Mots-clés séparés par des virgules (cherchés dans le nom et le contenu).